パソコンのフォルダは、最初に一定のルールを設けて増やしていくのがいいのか？

１．問題の所在

★以下では、会計事務所の仕事を前提とする。

パソコン作業で、フォルダを作ることが通常であるが、どのように作るのが効率的なのか？

２．結論

後述の理由で、基本的に、直感でどんどん作ればよい。

せいぜい、以下に列挙した程度のルールを守ればよいと考える。

なお、メールソフト上の送受信したメールがデータベース的に全部保存している（整理して削除などしていない）ことが前提である。

1. フォルダ名
   「200313_〇〇」とすると、日付順に並ぶ
2. フォルダ名の末尾に、ＰＷも付す。
   「200313_〇〇〇〇_PWは_shimshimi0313」とすると、
   （注）しかし、できれば、PWがかかっていたファイルはそれを外した上で保存したほうがよい。
3. 送信した一式、受信した一式ごとにフォルダを増やさない
   受信したものを修正して送信する場合に、１つのフォルダで済ませるようにする
   （∵受信した一式、送信した一式は、都度、メールを検索して添付ファイルをDLすればわかるため）
4. 子フォルダとして「old」フォルダを作っておく
   加工場、作業場的にも使えて、便利

３．理由

経験上、仕事ごとにフォルダの最適なつくりぶりは異なるが、そんな将来のベストな形は当初には当然にわからないため。

とりあえず「時間順」に並んでいれば、

例えば、町の税理士事務所で、典型的な顧問契約対応業務の場合には、「毎年同じ時期に同じ作業をする」ため、

• 親フォルダは、毎決算期ごと
• 子フォルダは、上の、「200313_〇〇〇〇」を都度作っていく

で十分である。

ある程度、時間が進むと、フォルダ構成を思案することになるが、過去に作成済のものはいじらずネタとして使う、リンクを使う等がよい。

４．補足

同業他社の知人の事務所で、どのようにフォルダを構成しているのかを見せてもらうのは、参考になる（参考にならない、イメージがつかないものは、使いこなせないことを意味するので、スルーすればよい）。

また、フォルダの運用上の留意点としては、「フォルダをマウスで引っ掛けて、どこに行ったのかわからなくなる」というトラブルに留意する。

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