【2024/7/3補足へ追記】小規模閉鎖会社用に、わかりやすい売掛金の計上・回収・残高管理の説明記事は？
問題の所在
自計化の最初の関門が、売掛金のいわゆる入金消込である。
売掛金 消込 でググるとたくさん記事がヒットするが、詳細すぎたり、買掛金a/cについても付言していたり、最後はシステム化の営業モードだったりで、意外と使える記事がない。
そのため探したときの備忘メモ。
結論
本日時点で消去法で以下の①②：
① 売掛金の仕訳方法を事例と実務の流れを交えてわかりやすく解説
（以下、一部抜粋）
1.売上計上
売掛金とは、商品やサービスを提供した時に生じた売上に対して発生した未回収の代金を債権として計上したものです。
なお、実際に売掛金を計上するタイミングは、「商品を提供した時点」をいつにするかによって異なります。「商品を提供した時点」の決め方、捉え方は企業に委ねられており、事業者の事情に合わせて選ぶことができます。具体的には、「取引先に商品を発送した日」あるいは「取引先に商品が届いた日」、また「相手が商品を検収した日」のいずれかを、収益の「実現」（売上を計上する日）と考え、売上の計上・売掛金の計上の仕訳を行います。
こうした、「商品を提供した時点」で収益を認識し、売上を計上する考え方を「実現主義」と言います。
2.請求書発行と入金確認
商品やサービスの提供時には、取引先に納品書と請求書を送付します。請求書の発行業務は正確さが求められるため、手入力や封入作業による人的ミスが発生しないよう、請求業務を自動化するシステムで業務を効率化する企業が増えています。その後は信用取引の原則に基づいて、請求書を受け取った企業は該当する期間の請求額を合計して支払いを行います。
代金を受け取った企業は、請求した金額と入金額にズレがないかどうか、慎重に確認しなければなりません。
3.売掛金の入金消込
入金確認で問題がないことが確定したら、売掛金の入金消込作業を行います。この作業により、売掛金として計上されていた債権を消し込みます。もしも、入金額に過不足があった場合には、それに対応する処理を行わなければなりませんが、その点については後で解説します。
売掛金の仕訳方法
ここからは、売掛金の具体的な仕訳方法について解説しますが、まずは概要をとらえておきましょう。売掛金は売掛金元帳に起票して管理し、あわせて振替伝票や入金伝票を作成します。
取引先との間で売上が発生した場合、商品の発送日や、検収日など、会社の売上計上基準の日に合わせて売掛金を計上します。次に取引先の支払期日に入金確認を行い、請求額と入金額の間違いがなければ売掛金の消込作業を行い、売掛金元帳に記載します。
売掛金の仕訳例
以下で基本的な仕訳と実務的な仕訳について、順番に解説していきます。
- 売掛金の仕訳
- 売掛金は実現主義で仕訳をしなければならないため、「取引先に商品を発送した日」あるいは「取引先に商品が届いた日」、また「相手が商品を検収した日」のいずれかの日付で起票します。
具体的には借方に「売掛金」、貸方には「売上」を記入します。（以下、消費税等は考慮せず売掛金を1,500,000円として解説）
借方 貸方 売掛金 1,500,000 売上 1,500,000 -
- 売掛金の回収
- 代金が指定した預金口座に振り込まれ、売掛金が回収できた場合、借方には「普通預金」、貸方には「売掛金」と記入します。
借方 貸方 普通預金 1,500,000 売掛金 1,500,000
（引用者、中略）
-
売掛金でよくある質問
売掛金の仕訳にはさまざまなケースがあるため、どのようなやり方で計上すればよいのか迷うことがあるかもしれません。その場合どう対処すべきか、よくある質問の中から代表する2つの質問を紹介しましょう。
振込手数料を引かれた売掛金の仕訳方法
Q：取引先が振込手数料分を差し引いて入金した場合、どのように仕訳すればよいでしょうか？
A：その場合、振込手数料を別にして仕訳を行うか、振込手数料を売上の値引きとして仕訳を行うか、どちらかの方法を選択して計上すればよいでしょう。
- ①振込手数料を別にして仕訳を行う場合
借方 貸方 普通預金 1,499,300 売掛金 1,500,000 支払手数料 700
売掛金が合わない時の原因は？
Q：売掛金残高が合わないことがあるのはなぜですか？
A：売掛金の管理を正確に行っていても、残高が合わなくなるケースがあります。その場合、主に以下に挙げる3つの原因が考えられます。
- 売上の金額計上ミス
- 請求金額のミス
- 消込した金額のミス
こうしたミスは、一つひとつの仕訳ごとに厳密なチェックをすれば防げますが、件数が多くなると入力や確認による作業ミスが増える恐れがあります。
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② 売掛金の入金消込とは？業務の流れやよくある課題・解決方法
https://www.rakurakuhanbai.jp/column/2024/0412.php
（以下、一部抜粋）
入金消込の意味
入金消込とは、計上された「売掛金」を入金後に会計帳簿上で消す作業のことです。
まず売掛金とは、企業が商品やサービスを取引先に提供した際に、その代金を受け取っていない状態です。言い換えると、取引先に対する債権のことを指します。そして予定通りの入金があれば、帳簿の売掛金は消去されます。
つまり、入金消込を行う理由は受注側が商品・サービスの対価がきちんと入金されたかを確認することであり、この作業が完了すれば債権は消滅するのです。入金消込を行うことで、回収に遅れはないか、入金金額と請求額に相違はないかといった現状把握ができます。
なお、入金消込を適切に行えない場合は以下のような問題が発生します。
- 債権が回収できていないことに気づかず、貸し倒れになる
- 入金済の取引先に誤って督促をしてしまい、企業間の信頼関係が崩れる
入金消込の正確性が企業の存続に直結するケースもあるので、経理業務の中でも重要度の高い作業だと言えるでしょう。一方で、経理担当者の負担が大きくヒューマンエラーが発生しがちなので、自社の状況に応じて適切な対策を講じることが大切です。
入金消込の流れ
次に、一般的な入金消込の業務フローを2ステップでご紹介します。なお、入金消込を理解するには、前提知識として「仕訳の基礎」を把握する必要があります。詳しくは以下の記事をご確認ください。
Step1.取引先からの発注を受ける
掛取引で自社の商品やサービスを提供する場合、売上が確定した段階で売上と売掛金を計上します。売掛金を1000円とすると、以下のような仕訳になります。
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 売掛金 1000円 | 売上 1000円 |
この時点では売掛金という資産が1000円増えているので借方に、そして売上は収益なので貸方に記載されます。
Step2.取引先からの入金を受ける
次に、取引先からの入金確認および消込を行います。請求書や通帳のデータを照合し、入金金額と売掛金が同額であることをチェックしてください。予定通りに入金されていれば、以下のように仕訳します。
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 預金 1000円 | 売掛金 1000円 |
現金預金（資産）は増えたので借方に、売掛金は減ったので貸方に記載してください。このように、取引先からの入金を確認した上で対応する金額を相殺する作業が入金消込です。
取引先からの支払いが確認できない場合、自社が何らかの見落としをしている可能性があります。例えば、担当者の消込漏れによって督促を行ってしまうと信用問題になるので、社内で十分な検証が必要です。
入金消込においてよくある課題
入金消込の作業は確認・管理の面で煩雑になりやすく、さまざまなトラブルが発生します。ここでは、消込業務における代表的な課題を2つご紹介します。
請求金額と入金金額が合わない
取引先からの入金と請求した金額が合わないことがあります。このようなケースでは、差額の請求、あるいは返金が必要になるため、入金額と請求書の金額を突き合わせて原因を突き止めなければなりません。一般的な原因は以下の通りです。
- 振込手数料が引かれている
- 企業間で複数回の取引がある場合に、請求書を合算して入金される
- 消費税の計算方法が間違っている
- 振込名の相違がある
根本的な対策としては、ヒューマンエラーを減らすための取り組みが必要となります。後述する業務の自動化（システム化）を除くと、時間をずらして複数人でダブルチェックを行うといった方法が有効です。
一方で、人間が目視でチェックする以上、入金消込の正確性や作業効率には限界があります。ミスが発生すれば関係各所への報告や未払金の回収作業などが発生し、経理業務はより煩雑になるでしょう。
二重請求が発生する
二重請求とは、すでに入金を行った取引先に重ねて請求してしまうことです。謝罪や返金対応などが必要となり、最悪の場合は取引先との信用問題に発展します。二重請求は入金消込漏れが原因で発生しやすいため、消込業務の正確性を高めることが大切です。
しかしながら、事業規模の大きさや取引件数によっては、消込業務の作業量は膨大になります。「どの得意先にどれだけの未回収残高があるか」といった情報管理が難しくなり、消込漏れにつながります。経験豊富な社員であれば対処できることもありますが、業務の属人化につながり、担当者だけに負担が集中するのも問題です。
いずれにしても正確に売上を立てるためには、正確な入金管理が欠かせません。経理担当者のスキルにかかわらず、ミスや見落としが発生しづらい体制を整えることが重要です。
入金消込の課題を解決する方法
入金消込の課題解決には正確な入金管理が欠かせません。そして限られたリソースで業務の正確性を保つためには、ツールによって消込業務を自動化することが大切です。具体的な解決策としては、以下の2つの方法があります。
①エクセルの活用
1つ目はエクセルを利用した自動化です。エクセルはすでに会社の業務で使用しているケースが多く、追加の導入コストがかからないというメリットがあります。データ入力は手作業で行わなければなりませんが、関数機能やマクロ機能、フィルター機能を活用することで、作業時間を短縮できます。例えば、SUM関数（選択した範囲に記載された数値を合計する関数）を使えば売掛金の残高などを簡単に算出できますし、特定のデータを抽出したいならVLOOKUP関数が便利です。
一方で、エクセルで入金消込を行うと業務が属人化しやすいというデメリットがあります。エクセルは多くの方に馴染みのあるソフトですが、マクロ機能などを使いこなすためには専門知識が必要となるからです。加えてエクセルは複数人で同時編集ができない、データ量が増えると動作が遅くなる、などのデメリットもあるため、特に取引数が多い場合などでは対応が難しいケースもあります。
②システムの導入
2つ目は入金消込をサポートするシステムを導入する方法です。一定の費用はかかるものの、入力作業にかかる時間と手間を削減できます。具体的なメリットとしては、リアルタイムでの入金確認、入力ミスの防止などが挙げられます。システムによっては銀行口座の情報を自動で取り込んで入金消込ができるものもあります。
導入のポイントは、入金消込業務のどの工程を自動化すべきなのか事前に要件定義を行うことです。サービスやシステムによって対応領域は異なるので、自社の用途や事業規模を考慮しつつ比較検討しましょう。例えば、会計ソフトであれば銀行やカード明細の自動取得などが可能で、販売管理システムなら請求業務も含めて一連の業務をまとめて効率化することができます。
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理由
特記事項なし
補足
なお、いわゆる期中発生主義の処理についての端的な解説は以下：
売上は、代金の入金時に売上で処理してはいけませんか？
https://support.yayoi-kk.co.jp/business/faq_Subcontents.html?page_id=1320
（以下、一部抜粋）
どうしても入金時に売上を処理したい場合、期中は入金時に売上を処理し、期末に年内の売上で翌年度に入金されるものを「売掛金」で処理する方法もあります。この場合、期末で計上した売掛金が翌年度に入金されたときには、その部分だけ売上を計上せず「売掛金」が入金された処理をします。
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