中小企業の経理のIT化による業務効率化のポイントは?
問題の所在
経理業務の合理化は永遠の(?)課題であるが、ググっていて、わかりやすい記事があったので、備忘メモ。
結論
ポイントは以下:
・順番は以下の順:各々は排他的なので、導入しやすい。
① 会計ソフトをクラウド化し、各出先で売上と経費を直接入力してもらう
(この意味では、クラウド会計ソフトでなくても可能)
② 受発注システム;自社の受発注システムと同じ製品を外部の各取引先に導入するよう
(100%ではない、未了なところ例外管理で紙の運用も残っていると正直に述べている)
③ 経費立替システムの導入
(証跡も電帳法対応でそのまま電子で保存まで一気通貫)
・やりきっている点
理由
以下の記事が参考になる:
【事例インタビュー】IT化で経理の効率化に成功した空間プロデュース企業
https://keiridriven.mjs.co.jp/31031/
(以下、一部抜粋)
管理部長 私とここにいる経理担当が入社してからです。ちょうど10年になります。当時はスタンドアローンの会計ソフトに専用サーバが一つでした。社員の経費精算はすべて現金。店舗ごとに銀行口座を持ち、それぞれ記帳し日々の売上を会計ソフトに入力していました。直営ショップもまだ5店舗でしたから、それらの業務もまだ余裕でできました。その後、店舗が増えるごとに経理業務が煩雑さを極め、100店舗を超えたあたりで限界がきました。
経理担当 とにかく伝票枚数がすごい量でした。店舗ごとに毎日売上が上がってくるので、それらを入力するだけで大変で。スタンドアローンの会計ソフトではとてもこなし切れない状態になりました。それが6年前のことです。
最初に着手したIT化は、どんなことですか。
経理担当 まず会計ソフトをクラウド化しました。各店舗の売上をそれぞれの店舗で入力してもらい、経理部で一元管理できるようになりました。一気に入力業務が軽減され、IT化の効果を実感できました。
管理部長 次に手をつけたのが受発注管理です。弊社の場合は、八百屋さんから上場企業まで実に多様な取引先がいます。紙の請求書がバラバラに郵送されてきて、これを入力する手間が非常に煩雑でした。各店舗で日々発生する発注書、納品書、請求書を一元化するプラットフォームを活用しました。
経理担当 取引先と常に共有データを持つので仕入れ金額と請求金額が一致し、月次がすぐに締まるなど、スピードアップを図ることができました。社内の経理システムとの連携も可能なので、再入力の必要がなく、入力業務が大幅に削減されました。
お客様と経営層に対する資料作成がメイン業務に
![](https://keiridriven.mjs.co.jp/wordpress/wp-content/uploads/2018/02/photo__180327-600x399.jpg)
本格的なIT化と言えますね。導入はスムーズにいきましたか。
管理部長 取引先にも同じシステムを利用してもらう必要がありました。賛同いただくために説明会を開催し、お互いにどれだけ業務負担が軽減できるかを明確に訴求しました。多くの取引先にご理解いただけたものの、一部の取引先には賛同を得られず、未だ紙でのやり取りは完全に無くなったわけではありません。
経理担当 経費精算のIT化も大きかったです。これだけ社員数が多いのにその都度伝票を切って現金処理していたら経理は疲弊します。現在は、社員が自分で経費申請を入力して経理が承認するだけ。月2回の銀行振込で精算しています。電子帳簿保存法の改正でスマホによるレシート・領収書の撮影がOKになり、さらに便利になりました。
そうして業務が軽減されていき、経理の役割も変わりましたか。
管理部長 お客様に対応する仕事が増えていますね。お客様に対する報告書類を作成する、いわば営業事務的な業務。それから、資金調達など銀行向けの資料作成も増えています。単純なルーティンワークはテクノロジーに任せ、経理の業務はこれからますます経営層に寄り添うようになるでしょう。
経理担当 経営目線で見ると、IT化は業務の効率化だけでなくコスト面でも大きなメリットがあると思います。例えば、弊社は各店舗のレジのジャーナルを保管していました。財務資料として7年保存しておく必要があり、この回収の手間と保管用の倉庫代の負担もかなりのものです。
補足
なお、上場子会社での経理業務のIT化の順番は以下:
・グループ共通の会計ソフトの導入
・グループ共通の受発注システムの導入
★しかし、会計ソフトも受発注システムも業務と密接に関連するところ、それらを外部の会計事務所等に外注してきた会社では、車内で使える人材がいないため、その導入が難しい。
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