中小企業の経理のIT化による業務効率化のポイントは？

管理部長 私とここにいる経理担当が入社してからです。ちょうど10年になります。当時はスタンドアローンの会計ソフトに専用サーバが一つでした。社員の経費精算はすべて現金。店舗ごとに銀行口座を持ち、それぞれ記帳し日々の売上を会計ソフトに入力していました。直営ショップもまだ５店舗でしたから、それらの業務もまだ余裕でできました。その後、店舗が増えるごとに経理業務が煩雑さを極め、100店舗を超えたあたりで限界がきました。

経理担当 とにかく伝票枚数がすごい量でした。店舗ごとに毎日売上が上がってくるので、それらを入力するだけで大変で。スタンドアローンの会計ソフトではとてもこなし切れない状態になりました。それが６年前のことです。

最初に着手したIT化は、どんなことですか。

経理担当 まず会計ソフトをクラウド化しました。各店舗の売上をそれぞれの店舗で入力してもらい、経理部で一元管理できるようになりました。一気に入力業務が軽減され、IT化の効果を実感できました。

管理部長 次に手をつけたのが受発注管理です。弊社の場合は、八百屋さんから上場企業まで実に多様な取引先がいます。紙の請求書がバラバラに郵送されてきて、これを入力する手間が非常に煩雑でした。各店舗で日々発生する発注書、納品書、請求書を一元化するプラットフォームを活用しました。

経理担当 取引先と常に共有データを持つので仕入れ金額と請求金額が一致し、月次がすぐに締まるなど、スピードアップを図ることができました。社内の経理システムとの連携も可能なので、再入力の必要がなく、入力業務が大幅に削減されました。

本格的なIT化と言えますね。導入はスムーズにいきましたか。

管理部長 取引先にも同じシステムを利用してもらう必要がありました。賛同いただくために説明会を開催し、お互いにどれだけ業務負担が軽減できるかを明確に訴求しました。多くの取引先にご理解いただけたものの、一部の取引先には賛同を得られず、未だ紙でのやり取りは完全に無くなったわけではありません。

経理担当 経費精算のIT化も大きかったです。これだけ社員数が多いのにその都度伝票を切って現金処理していたら経理は疲弊します。現在は、社員が自分で経費申請を入力して経理が承認するだけ。月２回の銀行振込で精算しています。電子帳簿保存法の改正でスマホによるレシート・領収書の撮影がOKになり、さらに便利になりました。

そうして業務が軽減されていき、経理の役割も変わりましたか。

管理部長 お客様に対応する仕事が増えていますね。お客様に対する報告書類を作成する、いわば営業事務的な業務。それから、資金調達など銀行向けの資料作成も増えています。単純なルーティンワークはテクノロジーに任せ、経理の業務はこれからますます経営層に寄り添うようになるでしょう。

経理担当 経営目線で見ると、IT化は業務の効率化だけでなくコスト面でも大きなメリットがあると思います。例えば、弊社は各店舗のレジのジャーナルを保管していました。財務資料として7年保存しておく必要があり、この回収の手間と保管用の倉庫代の負担もかなりのものです。