当事務所用）同じ顧問先様のドロップボックスのフォルダで、webとSSDの使い分け（共有するフォルダと共有しないフォルダの使い分け）の簡単な区分ルールは？

問題の所在

当事務所では、おそらく他の会計事務所と同様に、顧問先様ごとにフォルダ区分をしている。さらに、2重にしている。つまり

１つの顧問先様に、お客様と共有するフォルダと、共有しないフォルダがある。

としている。

メリットがあるからこうしているが、運用が曖昧になってきてので、ここらで整理。

結論

直感的には、

①　（受領からスタートするため）web上
↓
②　（作業スペースで）SSD
↓
③　（共有のため）web上、

の順。具体的には以下の通り：

１．お客様と、共有するフォルダ　→　受け取ったファイル＋共有したいファイル

・お客様から受領するファイル（毎月のフォルダと、時系列フォルダ）

・ｐｄｆなどで「公式に」納品するファイル

（なお、法人税申告書ｐｄｆのように紙で納品するものはアップしない）

２．お客様と、共有しないフォルダ　→「作業スペース」

・参照資料（例　社会保険のテーブル、源泉所得税テーブル）

・受領したファイルのコピー　★（定期的なＰＣ入替を想定し、ショートカットは極力使用しない）

・作成したエクセルファイル等（→公式に渡す納品物も、オリジナルはここに）

理由

特記事項なし

補足

基本的に、２つのどちらかに保存しているので、探すこと自体は可能だが、探す時間を極力生じさせない趣旨から、上の運用ルールにする。

また、スポット作業のような場合には、上の原則的なルールから外れてもＯＫ。

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