当事務所用）顧問先様から受領する紙資料の、月次の保管&納品時の製本の方法は？

問題の所在

顧問先様との資料のやり取りは、かなりの部分、ｐｄｆになってきているが、まだ紙がメインのところも残っている。

その場合、期中の保管の仕方→納品時に整理して返還する際の作業を定型化しておきたく。

結論

以下の通り。なお、以下で、3月決算会社を前提とする：

１．期中　－　セキセイ ドキュメントファイル ブルー SSS-1212

• 24シートのうち、奥のシートから順に、４，５・・・２，３　だけを手書き。
• 領収書等は、①小口現金払い、②通帳払い（請求書、領収証等、漏れや重複を気にせず）、③その他（適宜増やす）、④社会保険等の届など、をクリップ止め（大中小、ゼムクリップなど適当に）
• 4月分を受領した場合には、シート４の手前（＝シート４とシート５の間）に綴りこむ
• ２，３か月分をまとめて受領する場合、そのまま受領した月のシートに綴りこむ
• ・領収証等は、直に綴りこむ。（この段では、クリアファイルは使わない）

期末　－　プラス シンプルワーク ポケット付エンベロープ A4タテ マチ付 クリア 透明 1袋（10枚入） ファイル 88274

• 正面の右上にタックシール白紙を貼り、右上に「R4／３月期」と手書きする。
• 左下に宛名タックシールを貼り、右下の広告シールの上に当事務所のロゴシールを貼る。
• 上の１．から、
  • 順に、領収書等を取り出す
  • ４，５，、、の各月の分をクリアファイルに入れ、右上に④、⑤、、とマジックで手書きする。
• 下から順に入れる。
  • このとき、領収証等は上下に柔軟に入れる。クリップは潔く取り替えない。

理由

上の方法だと以下のメリットがある：

・穴を開けなくていい

・仕切り紙を入れなくていい

・２穴ドッチファイルを使わなくて済む

・透明である点は、一見マイナスだが、「中身がすぐわかる」をアピールして甘受頂く。

留意点は以下：

・年度の記載が一番大事。

・年度クリアファイルは、なるべく新品を。

・納品を郵送にする場合で、レターパックにする場合、フタのボタンを外してなんとか押し込む。

補足

なお、上の方法の代替案で、

「期中の、「セキセイ ドキュメントファイル ブルー SSS-1212を、そのまま期末にご郵送してしまう方法」

も考えられるし、そのように運用している知人の税理士事務所もあるが、

・このファイルだと、中央が膨らんで見栄えが悪くなるデメリットがある。

・強制的に入れ替えるルールにした方が、中身を最終確認することにもなる意味でベター

・実は上の方法の方が製本コストも安いし、郵送コストも相対的に安い　(^^♪

また、個別対応のうち、

・期中の領収証等が大量にあるKK社様やTR社様→従来通りの２穴ドッチファイル

・TR社様→上の方法へ変更

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