税理士業務）客先への納品物や税務署等への提出物を、逐一、巻き物ｐｄｆ化して保存しておく必要ある？

問題の所在

当事務所では、客先への納品物や、税務署等への提出物を編集する際、

・まず、すべてｐｄｆ化し（エクセルファイルはそのまま）

・印刷したものを、共通の一定の順番バインド（製本）する。

までであり、提出済の控について、改めて、スキャンして巻き物の形で保存していない。それでいいことの備忘メモ。

結論

以下の理由による。なお、以下では、オリジナルを巻き物化してｐｄｆ化したものを、「オリジナルの控」と略記する：

・もしも、「お客様から、オリジナルがなくなったから、改めて印刷して、紙の形でもらいたい」といわれたら、、、その場で、各ｐｄｆを印刷し、あるべきバインドを作成してお渡しすれば、足りる。

★それが、過去に納品したものと寸分たがわぬ保証はない。が、そもそもオリジナルがないのであるから、その証明はされない。

★そもそも、納品したものの完全な控を全てについて作成・保管することは、契約書上、会計事務所の義務ではない。

★人間なので、正直、以前の納品でミスをしている可能性もなくはない。だから、現時点で、あるべきものを、あるべきバインドの仕方で納品（再納品のイメージ）することは、ベターでさえある。

・もしも、客先と「受領した納品物の～」や税務署等と「ご提出いただいたものの～」といったやり取りをする場合には、当事務所側からそれを特定する際に、「延べ何枚目ですね」などと言わず「別表●ですね」など、帳票の具体名称を申して特例すれば足りる。

補足

特記事項なし

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