毎月、やよいの給与計算のバックアップファイルをドロップボックスにアップ頂くお客様で、前月のバックアップファイルだけを保険で保存する運用方法は？

問題の所在

顧問先様の中には、やよいの給与計算を契約していただき、毎月、そのバックアップファイルを、

1. chatworkに添付
2. ドロップボックスにアップ

のいずれかで当事務所へ提供頂いている。（弥生ドライブは当初の設定が煩雑なため）

１．の場合、毎月分のバックアップファイルが、chatwork上に残っているので、前月（以前も）に戻ることが可能であるが、

２．の場合、同じフォルダ上、同じファイル名でアップするので、毎月、上書き保存され、前月のバックアップファイルが保存されない。これまで前月分に戻らないといけないようなトラブルは生じていないが、

• ちょっとした手間だけで、
• 前月分だけ保存しておき、ひと月遅れで上書き修正される
• （当然、ファイル名をリネイムする手間も省いて）

をしておきたいと考え、その備忘メモ。

結論

作業のポイントは以下の通り：

1. ファイル→「バックアップファイル」を選択
2. 保存場所を「デスクトップ」にして今のファイルのバックアップファイルを保存
   1. こうすると、どの顧問先様でも保存場所が１つなので、都度、設定する手間が省ける
3.  顧問先様がアップされた当月分のバックアップファイルを取り込む
   1. 直近のファイルに戻りたければ、デスクトップのファイルを
4. デスクトップ上のバックアップファイルの削除は、
   1. 当月作業が終わったら、即削除してもいいし、
   2. 後日適当なタイミングで削除してもよい

理由

以前は、

1. ドロップボックスの「給与」フォルダ中に、「前月分バックアップファイル（税理士用）」を作り、
2. 顧問先様がバックアップされた当月分のバックアップファイルを、税理士側の弥生給与に取り込む前に、
3. 税理士側の弥生給与にあるファイルのバックアップファイルを上の「」のフォルダに保存する

や、

1. oldフォルダに保存

のような運用も思案したが、

過去へ遡る際には、「会計ソフトのファイルを毎月分バックアップ分」を遡るのではなく、「仕訳のための基礎資料、エクセルファイルなどを過去の事実」を遡る方でもよいわけで、であれば、会計ソフトのバックアップファイルを保存することにこだわる必要はない。

それに、そもそも、バックアップファイルを複数持っていると、誤って古いバックアップファイルを取り込むリスクもある。

補足