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【原則法での留意点】消費税は取引1つ1つを起票する(合計起票では不十分)

消費税は、税目の中では昭和最後の年である、昭和63年に公布された、新しい税です。

それは、国(国税庁)からすると、戦後から導入時までの租税行政での経験を踏まえ、従来の税目では不十分である点をカバーしています。

わかりやすいところでは、帳簿と領収証の管理が(法人税、所得税などと比べて)最も厳しい要件が定められいる点が挙げられます。

例えば、一人会社で経理を省力化するために、

1カ月分の社長経費領収書をExcel表にて管理し、立替経費の精算方式にし、日付、支払先、金額、勘定科目(勘定科目ごとに1カ月分の合計と件数を、月末に入力)

という方法を採用している会社は少なくないと思います。これを、以下では「立替経費エクセル方式」と称します。

その中で、たとえ、正確に課税取引、非課税取引等を分類していたとしても、税務調査等で、そのような合計起票は消費税の帳簿と領収証の要件を満たさないとされています。

認められないとどのようなデメリットがあるのでしょうか?

消費税の計算は、原則法では、

  1. 売上に関する預かった消費税
  2. 支出に係る支払った消費税

の、1.から2.を控除した残高を納付する仕組みですが、この2.が、、、ゼロとみなされてしまうリスクがあるのです。そうなると、とんでもない金額の消費税を納付するハメになります。

(注)なお、簡易課税では、本テーマでの帳簿・領収証の保存義務はありません。あくまで原則法で問題となります。

経費領収書の合計入力は、、、ダメ

まず、会計上費用として認められるにはいくつかの要件があります。

(ちなみに法人税と消費税では費用として認められる要件は消費税の方がタイトですので、ここでは簡潔に消費税について費用と認められれば法人税も大丈夫とシンプルに考えて下さい。)

では、具体的に費用として認められる要件ですが、まず帳簿と請求書等の両方が保管されてなければなりません。上記の「立替経費エクセル方式」では、社長の立替経費と領収書そのもの及びその帳簿としてエクセル表を保存しているので、この要件はほぼクリアしています。

ただし、その保存される帳簿の要件として、

  1. 仕入先・タクシー等サービスを受けた相手先、
  2. 年月日、
  3. その仕入・サービスの内容、
  4. 金額、

の4点が記載されはじめて要件が満たされます。以上の4点はレシートや領収書に記載されていると思いますが、その4つの内容を帳簿としても保存されてなければなりません。

ここで、「立替経費エクセル方式」では、例えば、会計ソフトで起票する際には、接待交際費の伝票の摘要欄は、「合計仕訳」と記入しているでしょう。つまり、1カ月の複数の接待交際費の取引を、狭い摘要欄に逐一、記入などしないでしょう。

すると、、、、摘要が未記入なため、③の仕入・サービスの内容の記載が抜けてしまっています。

抜けると、、、、費用として認められず、税金も当然増加し、さらに、もしこれを費用として処理し、後の調査で否認されれば、本来費用として認められないものまで費用として処理し、税金を軽減していたことになり、税金が追徴されるのみならず、過少申告加算税と延滞税がかけられ、金額も大きいです。

 「 仕入に係る消費税額の控除 」や「 消費税法30条7項  参照。上記帳簿の保存の4要件は30条8項 参照。

結論から言うと、やはり要件を満たしていない以上、費用とは処理できません。なお、上記③の要件については摘要としてかなりざっくり書いていても、書いてあれば大抵費用の要件として成立します。

また、この帳簿と請求書等の保存の要件は、当然この2つが共に満たされ、合致しなければなりません。タクシー代を例にすると、千円の領収書が10枚あった場合はこの領収書と同じ日付、同じ金額の帳簿がなければならず、基本的に合計することはできません。

方法があるとすれば、タクシー会社に今までもらった領収書の代わりに利用明細を作成してもらい、社印等をもらい相手タクシー会社の確認を得る等も、方法として無くはないですが、会計ソフトに入力した方が早いと思います。なお、文房具のアスクル等を想像して頂ければ分かり易いと思いますが、月に何回も届けてもらい、その都度 納品書をもらい、代金は月に1回まとめ払いで月に1回請求書が来ている場合、帳簿に記載するのは配達の都度もらう納品書でも、請求書でもどちらでもいいです。しかし、日付や金額は合致することが必要です。

そのため、通常納品書は捨てて、請求書を保存し、帳簿金額も月末日付で月額の合計金額を記載することが一般です。

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